Je bent opdrachtgever en je vraagt je af of je die adviseur of interim-manager wel effectief aanstuurt. Of je bent opdrachtnemer en je wilt de man of vrouw die jou heeft gecontracteerd zo goed mogelijk ondersteunen in z’n rol als opdrachtgever. Ik ken beide rollen. In deze blog mijn top 3 ervaringstips voor professioneel opdrachtgeverschap vanuit de opdrachtgeversrol.

1: Zorg voor structureel 1-op-1 overleg

Hoe simpel dit ook klinkt, de praktijk blijkt weerbarstig. Je drukke agenda wordt regelmatig omgegooid door je directeur of raad van bestuur. Je geplande bila met je adviseur of interim-manager valt dan al snel uit je vergaderschema. Zeker als de opdracht goed loopt.
Niet toelaten is mijn advies. Mijn ervaring is dat regelmatig overleg met je opdrachtnemer essentieel is voor het succes van de opdracht. Eens per twee weken een half uur is genoeg. Regel dit op het moment dat je de opdracht start. Of beter, je adviseur of interim-manager moet hier zelf mee komen. Als hij of zij dat niet doet, is dat een minnetje…

De belangrijkste functie van dat frequente contact is dat jullie persoonlijk contact opbouwen en onderhouden. Door elkaar regelmatig te spreken gaat je adviseur of interim-manager begrijpen wat jouw drijfveren en achterliggende motieven zijn. Hij of zij krijgt genoeg aan dat spreekwoordelijke ene woord en je bouwt een vertrouwensrelatie op basis waarvan jullie sneller en effectiever kunnen handelen. Jullie persoonlijke contact is ‘in-the-end’ randvoorwaardelijk om de opdracht succesvol uit te voeren. Daar val je op terug als er plotseling een complicatie optreedt of een crisis ontstaat.

Natuurlijk moet jouw opdrachtnemer in jullie overleg ook de inhoud van de opdracht aan de orde stellen. En dat moet goed en gedegen (daar zijn allerlei methodes en templates voor). Maar ook als er weinig inhoudelijk te bespreken valt, laat je je bila doorgaan. Dat voorkomt dat jouw adviseur of interim-manager in de valkuil loopt van veel professionals: inhoudelijk zo gedreven zijn en overtuigd zijn van de eigen aanpak, dat hij of zij noodzakelijke bijstelling daarvan gaat missen. Synchronisatie dus van jouw wereld met die van je opdrachtnemer. Want onderschat niet dat jij waarschijnlijk maar 1 uur per week bezig bent met die opdracht en jouw opdrachtnemer fulltime.

2: Neem besluiten

Een professionele opdrachtgever neemt besluiten. Ook dat klinkt nogal voor de hand liggend. Veel opdrachtgevers vinden dat echter toch lastig. Die vinden het prettiger om zaken wat op z’n beloop te laten. Pas in actie te komen wanneer er brede consensus is en daardoor minder persoonlijk risico te lopen. Zo’n houding kan de uitvoering van een opdracht behoorlijk bemoeilijken.

Een ervaren adviseur of interim-manager zorgt daarom vanaf het begin van de opdracht dat je regelmatig besluiten moet nemen. Ook als dat in jouw ogen eenvoudige besluiten zijn met weinig impact. Dat zorgt ervoor dat je gaat wennen aan het nemen van besluiten op aangeven van je opdrachtnemer. Het voorleggen van relatief eenvoudige besluiten helpt om bij jou het vertrouwen te laten groeien dat als je adviseur of interim-manager een besluit voorlegt, dat ook goed uitwerkt.

Die besluiten moet je opdrachtnemer natuurlijk goed voorbereiden. Helder geformuleerd, vanzelfsprekend duidelijk beschreven waarom het nodig is en wat je gaat bereiken met het besluit. Maar, belangrijker nog, je moet vooral de consequenties zien als je het besluit niet zou nemen. Een ervaren adviseur of interim-manager drukt dat uit in termen en begrippen die voor jou belangrijk zijn. En dat kan nogal verschillen. De ene directeur is vooral gevoelig voor cijfers (omzet, marktaandeel, kosten, tijd, aantal fte’s etc.), de ander zit vooral op de inhoud (kwaliteit, innovatie, time-to-market etc.). Check dat bij jezelf. Van welke managementinformatie word jij ‘gelukkig’.

3: Manage actief je risico’s

Naast het nemen van besluiten is risicomanagement de belangrijkste taak van een professionele opdrachtgever. Een ervaren adviseur of interim-manager faciliteert dat door regelmatig je top-risico’s te actualiseren en aan jou te rapporteren. Compleet met realistische, risicobeperkende (mitigerende) maatregelen.
Risico’s die niet meer te mitigeren zijn, worden knelpunten. Daarvoor moet je besluiten voorgelegd krijgen. Die moeten dan weer in termen en begrippen zijn geformuleerd die aansluiten bij jouw wereld.

Noodzaak voor een doorgaande risico-inventarisatie dus. Dat vraagt om een kritische blik van je adviseur of interim-manager op de eigen aanpak en op de omgeving waarin hij of zij opereert. Een ervaren adviseur of interim-manager organiseert die doorgaande risico-inventarisatie daarom onafhankelijk van zichzelf. Afhankelijk van de setting waarin hij of zij werkt is dat bij één van de eigen medewerkers of bij een afdeling. Je opdrachtnemer wordt namelijk maar al te snel blind voor de risico’s van de eigen aanpak. De aanpak waar hij of zij tenslotte in gelooft en voor gaat.

Realiseer je tot slot dat strategische businessrisico’s de meest lange termijn impact hebben op je organisatie. In de praktijk ligt de focus van risico-inventarisatie vaak op de operationele, uitvoerende risico’s. Die risico’s zijn niet onbelangrijk maar hebben over het algemeen kortere termijn consequenties. Houd daarom zicht op je strategische businessrisico’s. Zeker als je opdracht een fusie, integratie of rightsizing traject betreft, met bijvoorbeeld portfoliorationalisatie en klantmigratie. Het is dan van levensbelang om de eerder gemaakte strategische keuzes op basis van een doorlopende risico-inventarisatie te monitoren en voortdurend bij te stellen. Agile heet dat tegenwoordig.

Op zoek naar meer informatie over strategisch risicomanagement? Lees dan bijvoorbeeld deze blog.

In a nutshell

Als je zorgt voor frequent 1-op-1 overleg met je interim-manager of adviseur en hij of zij stelt jou in staat om goede besluiten te nemen en adequaat risicomanagement te voeren, dan word je een opdrachtgever die beter in z’n rol zit, waardoor je opdracht beter zal worden uitgevoerd. Lees in deze blog hoe je daarvoor een goede interim-manager of adviseur kiest.

Ik werk in mijn opdrachten regelmatig met een maandelijkse managementletter. Klik hieronder als je daarin geïnteresseerd bent.